Start / Kunskapsbank / Kundcase: digital körjournal
Från pärmar till plattform: ett kundcase om digital körjournal
Tre servicebilar, sex montörer och en körjournal som skrevs för hand – varje kväll. När en VVS-firma i Solna bytte till digital körjournal försvann både pärmen och oron. Här är hela resan, från första samtalet till rapporten sex månader senare. Firman är anonymiserad på kundens egen önskan – men mönstret känns igen av alla som fört journal för hand.
Utgångsläget: tre bilar och tre pärmar
Varje montör förde sin egen journal, i en pärm som låg i handskfacket. Vid månadsskiftet satt kontoret och fotade in sidor – när pärmen alls fanns i bilen. Ibland låg den kvar på ett objekt, ibland var den oläslig av regn och byggdamm.
En gång i kvartalet tog det en hel dag att pussla ihop underlaget till redovisningen. Värre var obehaget: en av bilarna användes också för pendling, och frågan om vad som händer vid en kontroll av Skatteverket blev svårare att besvara för varje månad som gick.
Vändpunkten
Samtalet med redovisningsbyrån blev avgörande. Journalen fördes – men den gick inte att lita på i efterhand. Mätarställningar rekonstruerades från minnet, privata ärenden kunde råka klassas som jobb, och småfelen satt varken montörerna eller kontoret på. Underlaget fanns på pappret, men inte i verkligheten.
Införandet: en förmiddag
Firman valde Axentra. En onsdag förmiddag pluggade montörerna in tre förkonfigurerade GPS-enheter i bilarnas diagnosuttag – utan verktyg och utan driftstopp. Appen kopplades till förarna under fikarasten, och vid lunch var hela flottan igång.
Från och med eftermiddagen loggades varje resa automatiskt: start, slut, sträcka och mätarställning. Det enda montörerna gjorde var att klassa resorna som tjänst eller privat – ett par tryck i appen, när det passade.
Sex månader senare
Noll manuella rader
Kvällspärmarna skänktes bort första veckan. Kördata samlas utan att någon rör en penna.
Underlag i tid, varje månad
Exporten till redovisningsbyrån tar minuter istället för en dag – och byrån får ett underlag utan luckor.
Privatkörningen redovisad
Pendlingen syns per bil och förare. Frågan från kontrollen finns fortfarande – men nu finns svaret på en minut.
Tid tillbaka till jobbet
Montörerna slutade jaga mätarställningar på fredagar. Kontoret slutade jaga pärmar på månadsskiftet.
Vad en VVS-firma har gemensamt med er firma
Det här fallet handlar om VVS – men mönstret är detsamma för elektriker, snickare, konsulter, säljare och budbilar i hela Storstockholm: många korta resor, flera förare och ett underlag som måste stämma långt efter att resan glömts. Läs mer i inlägget om körjournal för hantverkare.
Redo att bli nästa case?
Förkonfigurerade enheter, installation på minuter och skattesäkert underlag – från 59 kr/mån exkl. moms. Berätta om er flotta så får ni offert inom 24 timmar.
Få offert inom 24 timmar Ring 08-702 14 00